17.01.2019 | Tipps
Microsoft betreibt einen großen Aufwand, die eigenen Dienste möglichst breit zu etablieren. Dazu gehört es, Office 365 als zentrale Schnittstelle zu Dateien, E-Mails, Kontakten und Terminen zu positionieren. Durch die Integration in Windows 8 und Windows 10 auf dem Desktop/Notebook/Tablet und in die mobilen Versionen (Windows Phone 8.x/Windows 10 Mobile) finden sich immer mehr Anwender in der Situation, aus einem alten Outlook die Daten in die Cloud bringen zu müssen. Der Weg dahin ist einfach, allerdings verwinkelt und verborgen.
Voraussetzungen für die folgende Beschreibung sind:
- Das alte E-Mail-Konto ist in Outlook konfiguriert (dabei ist es relativ egal, ob die Version 2010, 2013 oder 2016 installiert ist).
- Office 365 ist eingerichtet und einmal über https://outlook.office365.com gestartet worden (bei dem ersten Start und nach der ersten Anmelgung werden Informationen wie die Zeitzone abgefragt, erst dann wird das Postfach eingerichtet und ist per Outlook vom PC zugreifbar).
Leider gibt es keinen einfachen Weg, eine PST-Datei direkt über den Webclient von Office 365 oder an einem mobilen Gerät zu importieren, ein Outlook muss – zumindest kurzfristig – vorhanden sein.
Exportieren der Daten
Der erste Schritt zum Transfer der Daten ist der Export aus Outlook in eine PST-Datei. Outlook verwendet dieses Format, um komplette Postfächer konsolidiert in einer einzigen Datei zu sichern und damit portabel zu machen. Allerdings haben die Produktverantwortlichen es konsequent in allen Versionen von Outlook geschafft, die Exportfunktion zu verstecken (die Beschreibung unten zeigt Outlook 2010, weil die meisten der Anfragen zu dieser Version kommen, das Vorgehen ist aber bei 2013 und 2016 ähnlich):
In Outlook muss unter Datei auf „Öffnen“ (die Logik sollte einfach nicht hinterfragt werden!) geklickt werden und dann auf „Importieren“:
In dem sich nun öffnenden Dialog (der eigentlich dem Import dient) befindet sich eine Option „In Datei exportieren“. Diese muss angeklickt werden:
Das Ziel des Exports ist eine Outlook Datendatei (PST-Datei):
Wichtig ist nun, die oberste Ebene des Postfaches auszuwählen, damit nicht nur die E-Mails, sondern auch die Kontakte und Termine (so diese in dem zu exportierenden Konto vorhanden sind) miterfasst werden. Ebenso sollte zwingend der Haken bei „Unterordner einbeziehen“ gesetzt sein, damit nicht nur der Posteingang, sondern auch die Ordner, die der Anwender darin angelegt hat, erfasst und mitkopiert werden.
Zum Abschluss muss der Name und der Speicherort der Datei angegeben werden. Beide sollten sinnvoll gewählt werden, um die Datei für den Import wiederzufinden.
Je nach Grösse des Postfaches dauert der Exportvorgang von einigen Sekunden bis zu einigen Stunden.
Anlegen des Office 365-Kontos in Outlook
Dieser Schritt ist nur nötig, wenn das Office 365-Konto noch nicht in Outlook konfiguriert ist. Die Screenshots stammen diesmal aus Outlook 2016 (2013 und 2010 sehen sehr ähnlich aus):
Um ein neues Konto anzulegen, muss unter „Datei“ auf „Konto hinzufügen“ geklickt werden:
Im nun folgenden Bildschirm müssen der Absendername (der dem Empfänger einer E-Mail statt der E-Mail-Adresse angezeigt wird), die Office 365-E-Mail-Adresse und das Kennwort dafür (zweimal) eingegeben werden. Outlook erkennt automatisch, dass es sich bei der Domäne der Adresse um eine Office 365-Adresse handelt und konfiguriert die Serverinformationen und alle weiteren nötigen Dinge automatisch.
Importieren der Altdaten aus der PST-Datei
Nachdem nun die Altdaten in Form einer PST-Datei vorliegen und das Office 365-Konto in Outook eingerichtet ist, ist der Import der Daten nur noch ein kleiner, wenn auch gegebenenfalls zeitaufwändiger Akt:
Auch hier ist die Basis wieder Outlook 2016, die entsprechenden Screenshots von Office 2010 finden sich am Anfang dieses Artikels. Unter Start, „Öffnen und Exportieren“ muss auf „Importieren/Exportieren“ geklickt werden:
Diesmal handelt es sich ja tatsächlich um einen Datenimport, darum ist die markierte Option auch die richtige:
Als Dateityp muss die Outlook-Datendatei ausgewählt werden:
Über „Durchsuchen“ muss dann die gewünschte zu importierende PST-Datei auf der Festplatte lokalisiert werden:
Der Import dauert nach einem letzten Klick auf „Weiter“ dann wieder zwischen Sekunden und Stunden, dies ist abhängig von der Zahl der zu importierenden Elemente.
Schön während des Importvorgangs gleicht Outlook die Daten mit Office 365 in der Cloud ab, jedes Gerät (egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop/Notebook), auf dem das Office 365-Konto konfiguriert ist, bekommt dann Stück für Stück die Daten zugestellt. Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Outlook unten rechts „Alle Ordner sind auf dem aktuellen Stand“ anzeigt.
17.12.2018 | Android, Internet, iOS, Mobility, Tipps, Windows
Office 365 ist mittlerweile nicht nur bei Unternehmen, sondern auch im Privatbereich verbreitet. Das führt dazu, dass sich immer mehr wichtige und vertrauliche Informationen nicht mehr auf dem lokalen PC, sondern in der Cloud befinden. Neben all den Vorteilen steigt damit das Risiko, bei einem Verlust der Passwortes unfreiwillig Unbefugten Zugriff darauf zu geben. Ein Mehr an Sicherheit erreichen Sie, wenn Sie die mehrstufige Authentifizierung aktivieren.
Diese sorgt dafür, dass Sie bei der Anmeldung neben dem Kennwort noch einen Code eingeben müssen, der Ihnen entweder per Telefon als Anruf oder SMS oder aber über eine Authentifizierungs-App zur Verfügung gestellt wird. Ein Kennwortverlust alleine lässt den Unbefugten dann nicht an Ihr Konto kommen.
Telefon und SMS als zweite Schutzstufe
Zur Einrichtung melden Sie sich an Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie ins Admin-Center. Unter Benutzer, Aktive Benutzer können Sie unter Mehr die Einrichtung der mehrstufigen Authentifizierung anwählen.
Klicken Sie dann den Benutzer an, für den die Einrichtung stattfinden soll. Ein Klick auf Aktivieren schaltet die mehrstufige Authentifizierung für dieses Konto ein. Das alleine aber ändert noch nichts: Der Benutzer muss sich nun bei der ersten Anmeldung über die Weboberfläche von Office 365 entscheiden, in welcher Form der zweite Faktor abgefragt werden soll. Der nötige Code kann als Anruf, als SMS oder von der Microsoft Authenticator-App kommen, die es kostenlos für iOS und Android im jeweiligen App Store gibt.
20.02.2019 | Office, Tipps, Windows
Microsoft Office in den neueren Versionen (365 ProPlus, 2013, 2016, 2019) führt eine Menge an Informationen zur Nutzung der Programme, der installierten Add-Ins, die Historie der Nutzer und vieles mehr. Dieser Telemetrie-Teil von Office sammelt damit auch personenbezogene Daten. Möchten sie diese löschen oder verbergen? Dann geht das mit einem kleinen Registry-Eingriff sehr einfach.
Der einfachere Weg, um die Telemetriedaten weiterhin sammeln zu lassen, die Inhalte aber möglichst wenig kritisch zu halten, ist die so genannte Verschleierung.
Diese können Sie aktivieren, indem Sie in einem Texteditor den unten angegebenen Code eingeben und die Datei mit der Erweiterung .reg speichern (z.B: schleier.reg). Diese Registrierungsdatei können Sie dann über den Windows Explorer doppelt anklicken und damit ausführen.
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\osm]
„EnableFileObfuscation“=dword:00000001
Natürlich können Sie die Änderung auch manuell über den Registry Editor vornehmen. Statren Sie diesen durch die Eingabe von regedit im Suchfeld in der Taskleiste. Dann navigieren Sie zum oben angegebenen Pfad und aktivieren Sie EnableFileObfuscation.
Deaktivieren oder löschen?
Das Deaktivieren der Datensammlung hat keine Auswirkungen auf die bereits gespeicherten Daten. Diese können Sie aber einfach löschen, indem Sie die Dateien evt.tbl, sln.tbl, user.tbl im Verzeichnis %LocalAppData%\Microsoft\Office\16.0\Telemetry entfernen.
Informationen zu weiteren Einstellungen der Office-Telemetrie finden Sie in diesem Artikel.
14.12.2018 | Android, iOS, Office, Tipps
Sprachassistenten sind im wahrsten Worte in aller Munde, und wandern von den PCs und Smartphones mehr und mehr auch auf dedizierte Hardware. Ein Beispiel dafür sind Amazon´s Echo, Echo Dot, Show und Spot, die mit dem hauseigenen Sprachassistenten Alexa gesteuert werden. Dieser erlaubt es unter anderem auch, Zugriff auf eigene Termine zu gestatten, seit einiger Zeit auch auf Outlook.com und Office 365.
Für die Einrichtung wird die Alexa-App für iOS oder Android benötigt, die kostenlos aus dem jeweiligen App Store installiert werden kann. Diese erlaubt nach Anmeldung mit dem zugeordneten Amazon-Konto zu Zugriff auf die Einstellungen der digitalen Assistentin.
Verschiedene Kalender werden unterstützt
In der Alexa-App unter Einstellungen, Kalender können Sie die Kalender, auf die Alexa Zugriff haben soll, konfigurieren.
Nach erfolgter Einrichtung kann dann noch ausgewählt werden, welcher der (in vielen Fällen mehreren) Kalender des Kontos als Standard für neue Termine verwendet werden soll. Wie immer bei gespeicherten Anmeldungen an Microsoft-Konten wird immer mal wieder eine erneute Anmeldung angefordert. Diese muss nach Anforderung durch die App dann wieder in dieser durchgeführt werden.
29.08.2018 | Office
Jeder kennt Office und nutzt es – manchmal tritt aber ein Problem auf, weil die Software nicht das tut, was sie soll. In einem solchen Fall ist es am besten, man sagt Microsoft Bescheid.
Wer einen Fehler in Office 365 melden möchte, geht wie folgt vor:
- Zunächst die betreffende Office-Anwendung starten, etwa Word oder auch Excel.
- Jetzt einen Blick in die rechte obere Ecke des Fensters werfen. Hier sollte ein Smiley zu sehen sein. Damit lässt sich nicht nur Lob an die Entwickler übermitteln, sondern es können über das ebenfalls angebotene traurige Smiley auch Problem-Berichte eingereicht werden.
- Die Feedback-Funktion ist zudem auch nach einem Klick auf das Datei-Menü in der linken oberen Ecke aufrufbar – sie erscheint dann als separater Eintrag im Menü links. Auch hier stehen wieder die Möglichkeiten für positive und negative Rückmeldungen zur Verfügung.
- Außerdem können User hierüber auch neutrale Ideen einreichen, z.B. für neue Funktionen oder auch für mögliche Verbesserungen.
04.02.2017 | iOS
Mit OneDrive haben Nutzer eines Office 365-Abos gleichzeitig eine Online-Festplatte. In diesem Speicher lassen sich zum Beispiel Office-Dokumente ablegen, um sie dann unterwegs weiter zu bearbeiten oder jemandem zu zeigen. Der Zugriff auf die Inhalte des OneDrive ist auch über das iPhone möglich.
Neben dem direkten Weg über den mobilen Safari-Browser ist die Nutzung der separaten OneDrive-App natürlich erheblich einfacher. Sie ermöglicht nicht nur das Ansehen, Verschieben und Synchronisieren von Dokumenten in OneDrive, sondern auch das Hochladen etwa von Kamera-Fotos. Die OneDrive-App steht im Mac App Store zum direkten Laden bereit.
Besonders praktisch: Wer neben dem privaten Microsoft-Konto auch ein Unternehmens-Konto hat, kann über OneDrive auch auf den Business-Bereich der Online-Festplatte zugreifen. Wie das genau funktioniert, weiß die IT-Abteilung des jeweiligen Unternehmens.
02.01.2017 | Office
Wenn andere im Büro laut telefonieren, stört das nur. Mehr RUHE gibt’s mit Skype for Business.
Denn mit diesem Chat-Programm, das Teil von Office 365 Business ist, können sich Kollegen mit Text-Nachrichten miteinander verabreden und austauschen. Das sorgt für ein besseres Arbeits-Klima und mehr Stille. Die wiederum fördert die Konzentration und ergibt mehr Produktivität.
Skype for Business ermöglicht die Nutzung der Unternehmens-eMail zum Austausch von Dateien und Nachrichten unter Kollegen – intern in der Firma und auf Wunsch und nach Konfiguration auch mit ganz normalen, persönlichen Skype-Konten.
Mehr Infos: www.skype.com/de/business/skype-for-business
13.07.2018 | Windows
Zweimal im Jahr veröffentlicht Microsoft ein großes Update für Windows 10 – mit geänderten und neuen Funktionen. Wer die Aktualisierung nicht automatisch einspielen will, z.B. weil bei Programmen damit Probleme auftreten, kann diese Feature-Updates auch bewusst verzögern.
Ändert man die Einstellungen zur Installation von Updates nicht, installiert das Windows 10-System die großen halbjährlichen Updates genauso automatisch wie die normalen Patches. Möchte man sichergehen, dass Bugs und andere unerwartete Probleme zuerst gelöst werden, lassen sich die Feature-Updates verzögern. Wichtige Sicherheits-Updates, die das System stabil und geschützt halten, werden dabei trotzdem eingespielt.
Updates aussetzen
- Um das Feature-Update für bis zu ein Jahr auszusetzen, klickt man auf Einstellungen, Updates und Sicherheit, Windows Update.
- Hier folgt ein Klick auf den Link Erweiterte Optionen.
- Auf der dann eingeblendeten Seite lässt sich unter der Überschrift Zeitpunkt für Updates auswählen festlegen, wie lange Funktionsupdates verzögert werden sollen.
- Ein guter Wert sind hier etwa 90 Tage, also 3 Monate. Bei Bedarf können die großen Windows 10-Aktualisierungen aber um bis zu 365 Tage verschoben werden.
Entscheidet man sich später dafür, das Update doch früher zu installieren, lässt sich dieser Wert auch jederzeit wieder zurücksetzen. Und wer Sicherheits-Updates weiterhin einspielen möchte, sollte den Wert bei Qualitätsupdates auf 0 stehen lassen.
Wenn der Download bereits läuft
Wurden die Setup-Daten für das Update bereits heruntergeladen, bevor man die oben erwähnte Einstellung ändert, lässt sich die Installation um bis zu eine Woche verzögern.
Diese Option findet sich unter Einstellungen, Update und Sicherheit, Windows Update. Hier dann auf den Link Neustart-Optionen klicken. Dort lassen sich eine Uhrzeit und ein Datum festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Installation erfolgen soll – bis zu sieben Tage im Voraus.
In der Home-Version von Windows 10 stehen den Nutzer allerdings nicht so viele Optionen zum Verzögern von Updates zur Verfügung. Die Installation lässt sich hier nur über die Einstellung für getaktete Verbindungen blocken. Diese findet sich unter Netzwerk und Internet, WLAN beziehungsweise Ethernet. Hier den entsprechenden Schalter für getaktete Verbindungen einschalten.
Dadurch werden allerdings auch sämtliche Sicherheitsupdates verhindert, es sei denn, es handelt sich um besonders wichtige Updates, die Microsoft grundsätzlich einspielt.
13.02.2018 | Office
Windows und Office arbeiten richtig gut zusammen – und das sogar dann, wenn gar kein Microsoft Office installiert ist. Dann erscheinen im Start-Menü sowie im Info-Center nämlich in regelmäßigen Abständen Hinweise, man möge doch eine Office-Version installieren. Wir zeigen, wie man diese Werbung wieder loswird.
- Als Erstes im Start-Menü die Kachel Office 365 kostenlos testen
- Jetzt mit der rechten Maustaste daraufklicken.
- Hier findet sich der Befehl Deinstallieren, mit dem sich diese Werbe-App entfernen lässt.
- Ist die Funktion Deinstallieren nicht zu sehen, steht immerhin Von „Start“ lösen bereit, um die Office-Werbung wenigstens unsichtbar zu machen.
- Nun unter Start, Einstellungen, System, Benachrichtigungen und Aktionen den Eintrag Office holen oder Get Office suchen und ausschalten.
25.10.2016 | Office
Werden in einem Word-Dokument Grafiken nicht direkt eingefügt, sondern über ein Feld verknüpft, können sie später nicht immer korrekt geladen werden. Ebenso sind auch andere Felder, etwa für ein automatisches Datum oder eine Seiten-Zahl, nicht immer richtig. Mit einem Trick lassen sich alle Felder einer Datei automatisch auf den neuesten Stand bringen.
Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
- Zunächst wird das entsprechende Word-Dokument geöffnet.
- Jetzt gleichzeitig auf [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Inhalt der Datei markiert.
- Nun auf [F9] (Windows) oder [fn]+[F9] (Mac) drücken. Dadurch werden alle markierten Felder aktualisiert.
