Manchmal liegen Infos im Web nur in Form von PDF-Dateien vor. Wer solche Dokumente weiter bearbeiten möchte, hat dann ein Problem – denn Inhalte aus PDFs sind oft nur schwer kopierbar. Es sei denn, man nutzt OneNote.
Um mit dem Notiz-Programm OneNote Inhalte aus PDF-Dateien zu kopieren, sollte zunächst ein PDF-Programm wie Adobe Reader oder Foxit Reader installiert haben. Beide Programme stehen im Internet zum kostenfreien Download bereit.
Anschließend folgende Schritte ausführen:
OneNote starten.
Oben im Menü auf Einfügen klicken.
Hier auf den Button Datei-Ausdruck klicken.
Jetzt die PDF-Datei auswählen und mit Einfügen bestätigen.
Danach mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Dokument klicken.
Nun den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren aufrufen.
Schließlich können die Daten anderswo eingefügt werden, etwa in Word.
Früher brauchte man für PDF-Dokumente immer den Acrobat Reader oder eine gleichwertige Software. Mit Windows 10 ist das einfacher: Hier lassen sich PDFs direkt mit dem Edge-Browser ansehen – und enthaltene Formulare sogar ausfüllen.
Behörden und andere Institutionen bereiten Papier-Formulare oft mit Textfeldern auf. So können sie auf Wunsch auch direkt am Computer ausgefüllt werden. Das Ausfüllen funktioniert direkt in Microsoft Edge.
Später können die Eingaben des Nutzers in das Formular nicht nur ausgedruckt, sondern auch als separate PDF-Datei gespeichert werden. Dazu innerhalb der PDF auf eine freie Stelle klicken. Edge blendet dann oben eine Leiste ein. Hier auf das Disketten-Symbol klicken, einen Ordner und Namen für die Datei auswählen, fertig.
Wer die Tastatur bevorzugt, drückt gleichzeitig [Strg]+[Umschalt]+[S]. Dadurch öffnet sich ebenfalls das Dialogfeld Speichern unter.
In PDF-Dateien lässt sich so ziemliches alles packen – auch Bilder, Fotos und Grafilken. Die verbrauchen aber gerne sehr viel Speicherplatz. Mac-Benutzer haben die Möglichkeiten, den Umfang von PDF-Dokumenten zu verringern.
Mit Microsoft Access können Daten, die miteinander zusammenhängen, bequem in einer Datenbank verwaltet werden. Hat ein Kollege die Anwendung nicht, kann er dennoch einen Bericht erhalten, der die für ihn oder sie relevanten Infos enthält.
Zunächst erstellt man dazu in der jeweiligen Access-Datenbank einen Bericht. Nun mit der rechten Maustaste auf den Bericht klicken und hier die Exportieren-Funktion aufrufen. Zur Auswahl stehen dabei eine Excel-Tabelle, ein PDF-Dokument oder auch HTML.
Besonders praktisch: Direkt aus Access heraus lässt sich sogar eine Outlook-Aufgabe anlegen. Dadurch wird man nicht nur an die Abgabe des Berichts erinnert. Access kann den Bericht später auch automatisch exportieren und an die Nachricht anhängen.
Das Erstellen einer Präsentation in Microsoft PowerPoint kann einige Mühe und Zeit in Anspruch nehmen. Wer versehentliches oder absichtliches Bearbeiten durch Dritte verhindern möchte, kann entweder ein Passwort einrichten. Oder man speichert die Datei als PDF oder PPSX-Datei. So lässt sich die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten.
Soll eine PowerPoint-Präsentation als PDF oder PPSX gespeichert werden, wird sie zunächst geöffnet. Jetzt oben links auf Datei, Speichern unter klicken. Nun den gewünschten Ordner und unten beim Typ entweder PPSX oder PDF auswählen. Beim Klick auf Speichern legt das Programm eine Kopie der Präsentation unter dem ausgewählten Dateityp ab.
Möchte man die Inhalte einer PowerPoint-Datei besser schützen, könnte man auch die einzelnen Folien mit der Export-Funktion als PNG-Bilder speichern und diese dann als Bilder in eine neue Präsentation einsetzen. So wird bis zu einem gewissen Grad das Kopieren und weitere Nutzen der Inhalte erschwert.
Fast alle Geräte können JPG-Bilder anzeigen, fast alle auch PDF-Dokumente verarbeiten. Manchmal ist es sinnvoll, aus mehreren JPG-Bildern ein PDF zu machen – um die Bilder in einem Dokument zusammenzufassen. Dabei kann eine kostenlos erhältliche App helfen.
Im Web werden Dokumente meist im PDF-Format geteilt. Das allgegenwärtige Format des Herstellers Adobe kann inzwischen auch von anderen Programmen exportiert werden. Dazu gehört auch Microsoft Office. Sind die mit Word und Co. erstellten PDFs zu groß, lassen sie sich auch kleiner machen.
Dazu wird als Erstes das Dokument geöffnet, das als PDF exportiert werden soll. Jetzt auf Datei, Exportieren klicken. Hier folgt ein Klick auf den Button PDF/XPS-Dokument erstellen.
Im nachfolgenden Dialog dann den gewünschten Ordner auswählen. Unten rechts wird anschließend die Optimierung festgelegt – entweder perfekte Qualität zum Ausdrucken oder eine optimierte Version zum Versenden und zur Nutzung im Web.
Tipp: Ist die resultierende PDF-Datei immer noch zu groß, kann sie auch über einen Online-Dienst zur Komprimierung verkleinert werden. Enthält die Datei allerdings viele Bilder, sinkt deren Qualität mitunter erheblich.
Einige Einstellungen von Windows lassen sich nur über die zentrale Datenbank, die Registry, anpassen. In diesem Fall ist es immer gut, sich vor Änderungen die bisherigen Werte zu notieren. Nur so lassen sich Fehler bei Bedarf rückgängig machen. Einen lesbaren Auszug des relevanten Schlüssels können Nutzer direkt als PDF auslesen.
Dies funktioniert, sofern auf dem System ein sogenannter PDF-Drucker installiert ist. Ist das der Fall, kann ein Export von Einstellungen in der Registrierung wie folgt erstellt werden:
Zuerst gleichzeitig [Win]+[R] drücken.
Jetzt regedit eintippen und mit Klick auf OK bestätigen.
Nun auf der linken Seite zu dem Schlüssel wechseln, der exportiert werden soll.
Danach mit der rechten Maustaste auf den geöffneten Schlüssel klicken.
Im Kontextmenü wird die Funktion Drucken aufgerufen.
Anschließend den PDF-Drucker auswählen, den Namen der Export-Datei festlegen, fertig.
