Heutzutage erfolgt der größte Teil des Schriftverkehrs digital. Auf Papier verschickte Post gibt es nur noch selten. Ausnahmen sind Dokumente, Rechnungen oder Verträge, die eine Unterschrift erfordern. Ausdrucken, unterschreiben und zur Post bringen finden aber viele viel zu umständlich. Deshalb ist es gut zu wissen: Mac-Benutzer können ihre Unterschrift einfach digitalisieren und einem Dokument bei Bedarf hinzufügen.
Viele Dokumente im Internet und anderswo liegen in Form von PDF-Dateien vor. Wie groß diese beim Öffnen auf dem Monitor erscheinen, hat der Autor bzw. das erstellende Programm vorab festgelegt. Sind die Inhalte schlecht zu lesen, kann die Zoom-Größe auch geändert werden.
Wird das PDF-Dokument z. B. in Adobe Acrobat oder im Adobe Reader geöffnet, findet sich oben in der Leiste ein Symbol mit einem doppelten Pfeil nach links und rechts. Es sorgt dafür, dass die Zoom-Größe der Seite maximal so vergrößert wird, dass das Papier mit der Querkante genau auf den Bildschirm passt.
Vorteil: Man kann alles gut lesen. Nachteil: Man muss vertikal mehr scrollen. Das sollte aber nicht so schlimm sein, denn die Lesbarkeit ist wichtiger.
Wer kennt das nicht: Man hat im Urlaub eine Anzahl Postkarten gekauft, nur um dann später festzustellen, dass es doch zu wenig sind. Damit auch die Lieblings-Oma eine Karte bekommen kann, gibt es einen Trick: Man kann sie auch per eMail senden.
Von Zeit zu Zeit veröffentlicht Apple für die Mitglieder des Entwickler-Programms neue Vorschau-Versionen von macOS zum Testen. Dabei wird allerdings nicht angegeben, was geändert, behoben oder ergänzt wurde. Diese Notizen stellt Apple auf einer eigenen Webseite bereit.
Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.
Besonders Designs und Layouts, die man sorgfältig mit viel Aufwand gestaltet hat, sehen am Bildschirm einer anderen Person oft anders aus – das ist ärgerlich. Der Grund: Auf dem anderen System ist ein anderer Drucker-Treiber installiert als auf dem Computer des Erstellers der Datei. Denn leider sind die Einstellungen für Einzüge und minimale Seitenränder nicht standardisiert, sondern unterscheiden sich je nach Drucker-Modell.
Garantierte Abhilfe gegen diesen Layout-Wildwuchs schafft nur die Konvertierung in ein anderes Format. Hier bietet sich das Portable Document Format (PDF) an. Über den Speichern-Dialog von Microsoft Word lässt es sich einstellen. Die Datei erst als PDF exportieren, wenn sie nur noch betrachtet und gedruckt werden soll. Sie lässt sich nämlich nicht originalgetreu in Word öffnen, sondern nur mit Layout-Verschiebungen.
Weit verbreitet, kompatibel mit allen Betriebssystemen, immer originalgetreues Layout: Das Dateiformat PDF bietet viele Vorteile und ist nicht umsonst so populär. Gerade bei der Weitergabe von Dokumenten und E-Books spielt es seit vielen Jahren eine bedeutende Rolle – immer öfter auch im privaten Bereich.
Wer selbst PDFs erstellen oder bearbeiten möchte, muss dafür keine teure Software kaufen und noch nicht einmal ein Programm installieren. Stattdessen bietet der Online-Dienst iLovePDF viele Funktionen an, die man heutzutage rund um PDFs benötigt – kostenlos, ohne Anmeldung und direkt im Browser.
Über die Webseite ilovepdf.com, die sogar eine deutschsprachige Benutzeroberfläche anbietet, können Anwender PDFs aus Word-, Excel-, PowerPoint- oder JPG-Dateien erzeugen – aber auch der umgekehrte Weg ist möglich. So lassen sich vorliegende PDFs nachträglich bearbeiten. Zudem lassen sich mehrere PDFs zu einer Datei zusammenfügen, einzelne PDFs in mehrere Dateien aufteilen, PDFs komprimieren und noch einiges mehr.
Praktisch alle Funktionen stehen ohne Anmeldung zur Verfügung. Wer sich dennoch für ein kostenloses Benutzerkonto registriert, darf auch größere oder mehrere Dateien in einem Rutsch bearbeiten. Es gibt zwar auch einen kostenpflichtigen Premiumzugang für knapp 4 Euro monatlich. Doch gerade Privatanwender sollten mit den kleinen Einschränkungen der Gratisversion gut zurechtkommen.
Soll am Mac mit Word eine Datei gedruckt oder als PDF gespeichert werden, ist auf dem Papier ein weißer Rand zu sehen. Bei Grafiken oder anderen Inhalten, die bis zum Rand der Seite reichen, wäre ein randloser Druck besser.
Die Einstellungen der Seite können am Mac zwar angepasst werden. Gespeichert werden sie aber nur bis zum nächsten Öffnen der Datei. Die Ränder werden angepasst, indem das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet wird. Dann auf Datei, Seite einrichten… klicken. Bei Papier-Format dann den Eintrag Eigene auswählen und auf + klicken.
Jetzt 210 mal 297 mm für DIN A4 einstellen – dabei die Ränder an allen Seiten auf 0 setzen. Das bedeutet nicht, dass der Inhalt bis zum Rand reichen muss. Denn die tatsächlichen Ränder lassen sich weiterhin über das Word-Menü Layout festlegen. Diese Einstellung verhindert aber, dass die Inhalte am Rand abgeschnitten werden. Zum Schluss wird das Format z. B. als A4-randlos gespeichert.
Mit OneNote können Notizen am Desktop und auch unterwegs gespeichert werden. Braucht man sie später in einem anderen Format, lassen sie sich schnell konvertieren, zum Beispiel als PDF-Dokument.
Vor dem Export sollte man die vorhandenen Seiten und Abschnitte durchsehen. So lässt sich feststellen, ob wirklich alle diese Daten weiterhin benötigt werden. Vielleicht sind einige Seiten nur noch als Archiv nötig und können ausgelagert werden. Auch für solche Archive eignen sich PDF-Dateien hervorragend.
Beim Speichern als PDF können entweder ein ganzer Abschnitt oder wahlweise auch einzelne Seiten exportiert werden. Dazu oben im OneNote-Fenster auf Datei, Exportieren klicken und dann den gewünschten Ordner und das PDF-Format auswählen.
