Textverarbeitung ist eine Aufgabe, die meist wenig Spaß macht. Je mehr Ihr Euch helfen lassen könnt, desto schneller seid Ihr fertig. Wir zeigen Euch einige Hilfsmittel, die Word direkt mitbringt – und was 2026 zusätzlich möglich ist.
Text unterteilen durch automatische Linien
Text wird oft im Rahmen der normalen Formatierungs- und Strukturierungsoptionen von Word unterteilt: Ihr ordnet ihn in Kapitel und Unterkapitel ein, verwendet Aufzählungen und Tabellen. Eine viel einfachere Unterteilung von Textpassagen nutzt Ihr eher selten: Die waagerechten Striche. Das liegt vor allem daran, dass diese nicht ganz so einfach zu erzeugen sind. Niemand möchte gerne so oft hintereinander die Minus- oder Unterstrich-Taste drücken, bis der daraus entstehende Strich über die komplette Breite des Bildschirms geht. Müsst Ihr aber auch nicht:
- An einer beliebigen Stelle des Word-Dokumentes – sinnvollerweise am Anfang einer Zeile – gebt dreimal hintereinander das Zeichen für die Linienart ein, dann drückt die Eingabetaste.
- Word wandelt die drei eingegebenen Zeichen dann in eine die Seitenbreite ausfüllende Linie um. Als Zeichen verwendet:
- –, um eine dünne, durchgezogene Linie
- _, um eine fette durchgezogene Linie
- *, um eine gepunktete Linie oder
- #, um eine dreifache, fette Linie einzufügen.
Diese Funktion funktioniert übrigens auch in Word 365 und der 2024er Version unverändert – Microsoft hat hier nichts verändert, weil es einfach gut funktioniert.
Abkürzungen durch Autokorrektur
Was bei Strichen möglich ist, das könnt Ihr mit Begriffen und Abkürzungen genauso machen: Gebt einen Kurztext ein, Word ersetzt diesen auf Wunsch dann durch den vollständigen Text. Beispielsweise kann so aus „mfg“ automatisch „Mit freundlichen Grüßen“ werden. Das Tolle dabei: Die Ersetzungen könnt Ihr frei selbst festlegen!
- Klickt in einem Word-Dokument auf Datei > Optionen.
- Klickt dann in der Leiste links auf Dokumentprüfung.
- Klickt dann auf die Schaltfläche Autokorrektur-Optionen.
- Stellt sicher, dass der Haken bei Während der Eingabe ersetzen gesetzt ist.
- In der Tabelle im unteren Teil des Bildschirms seht Ihr die Ersetzungen, die Word bereits automatisch vornimmt.
- Gebt jetzt über der Tabelle in das linke Feld die Abkürzung ein, in das rechte Feld den Text, den Word dann stattdessen in das Dokument einfügen soll.
- Durch einen Klick auf Hinzufügen wird die Abkürzung aufgenommen und ist ab sofort aktiv.
- Wenn Ihr die Ersetzung wieder deaktivieren wollt, dann sucht sie in der Tabelle heraus, klickt sie an und klickt dann auf Löschen.
Die so festgelegten automatischen Ersetzungen werden von Word während des Tippens automatisch vorgenommen, Ihr müsst nichts mehr tun: Gebt am Beispiel „mfg“ ein, sobald Ihr die Leertaste oder ein Satzzeichen tippt, wird daraus automatisch „Mit freundlichen Grüßen“.
Intelligente Textbausteine mit Variablen
Seit Word 365 Version 2024 gibt es eine erweiterte Funktion: Ihr könnt in Eure Autokorrektur-Ersetzungen auch Variablen einbauen. Gebt beispielsweise als Ersetzung für „datum“ den Text „Heute ist der {DATUM}“ ein. Word ersetzt {DATUM} automatisch durch das aktuelle Datum. Das funktioniert auch mit {ZEIT}, {BENUTZER} oder {DATEINAME}.
KI-gestützte Texterweiterung nutzen
Der größte Zeitsparer in Word 2026 ist die verbesserte KI-Integration. Microsoft Copilot ist mittlerweile so weit entwickelt, dass er nicht nur Texte korrigiert, sondern auch sinnvoll erweitert:
- Markiert einen Textabschnitt oder Stichpunkte
- Klickt auf das Copilot-Symbol in der Menüleiste
- Wählt „Text erweitern“ oder „Absatz ausformulieren“
- Die KI macht aus Stichpunkten vollständige Sätze oder erweitert knappe Formulierungen zu ausführlichen Texten
Besonders praktisch: Copilot versteht den Kontext Eures Dokuments und passt Stil und Tonalität automatisch an. Schreibt Ihr einen formellen Brief, bleibt der Ton förmlich. Bei einer E-Mail an Kollegen wird’s lockerer.
Schnellbausteine für wiederkehrende Textblöcke
Für längere Textpassagen, die Ihr regelmäßig braucht, sind die Word-Schnellbausteine perfekt. Im Gegensatz zur einfachen Autokorrektur könnt Ihr hier ganze Absätze, Formatierungen und sogar Bilder speichern:
- Markiert den gewünschten Text inklusive Formatierung
- Geht zu Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern
- Gebt einen Namen ein und bestätigt
- Künftig tippt Ihr einfach den Namen und drückt F3 – Word fügt den kompletten Baustein ein
Tastenkürzel für häufige Formatierungen
Neben Textersetzungen könnt Ihr auch eigene Tastenkürzel definieren. Besonders nützlich für Formatierungen, die Word standardmäßig nicht mit Shortcuts belegt hat:
- Geht zu Datei > Optionen > Menüband anpassen
- Klickt unten auf Anpassen neben „Tastenkombinationen“
- Wählt links eine Kategorie (z.B. „Format“) und rechts den gewünschten Befehl
- Klickt in das Feld „Neue Tastenkombination“ und drückt Eure Wunsch-Kombi
- Mit Zuweisen wird das Kürzel gespeichert
Fazit: Zeit ist Geld – auch beim Schreiben
Diese Features mögen auf den ersten Blick wie Kleinigkeiten aussehen, aber in der täglichen Arbeit sparen sie massiv Zeit. Wer täglich mehrere Stunden in Word verbringt, gewinnt durch geschickte Automatisierung locker 20-30 Minuten pro Tag zurück. Das sind über 100 Stunden im Jahr – Zeit, die Ihr sinnvoller nutzen könnt als mit dem Tippen immer gleicher Textbausteine.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
