Wenn Ihr Outlook als E-Mail-Programm nutzt, dann unterschreibt Ihr in jeder E-Mail erneut. Je länger der Titel und der Name, desto mehr Aufwand ist das. Unnötig, wenn Ihr eine Signatur verwendet!
Mail-Unterschrift: Teil der Netiquette
Vor allem die hohe Frequenz der Kommunikation führt häufig dazu, dass man Höflichkeitsformeln wie einen Gruß oder eine Unterschrift vermeidet oder vergisst. Das mag in manchen Situationen angemessen sein, birgt aber auch ein Risiko: Es wirkt schnell unhöflich und kann bei der einen oder anderen Gelegenheit dazu führen, dass eure E-Mail nicht die gewünschte Wirkung erzielt. Wenn Ihr Euch informieren wollt, worauf Ihr bei der Kommunikation im Internet achten solltet, sucht nach dem Begriff Netiquette. Auch der höfliche Abschluss einer E-Mail gehört dazu.
Gerade in der heutigen Zeit, wo E-Mails oft zwischen verschiedenen Plattformen und Geräten synchronisiert werden, ist eine professionelle Signatur wichtiger denn je. Sie vermittelt nicht nur Höflichkeit, sondern auch Professionalität und macht es Empfängern leichter, euch zu kontaktieren oder zu identifizieren.
Microsoft Outlook: Signaturen als Vorlage
Nun werdet Ihr Eure E-Mails eher selten unterschiedlich unterschreiben, und da kommt die Signatur ins Spiel. So gut wie jedes E-Mail-Programm unterstützt die automatische Verwendung einer Signatur. Die ist nichts anderes als ein kleiner Textblock, der automatisiert ans Ende einer jeden E-Mail gehängt wird. Um diese zu verwenden, solltet Ihr Euch vorher überlegen, zu welchen Gelegenheiten Ihr diese braucht.
- Überlegt Euch, ob Ihr eher eine formelle oder eine lockere Kommunikation nutzt.
- Viele Programme unterstützen auch mehrere Signaturen, sodass Ihr beispielsweise eine für die private, eine andere für die berufliche Kommunikation einrichten könnt.
- Schreibt Euch die Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm vor, dann müsst Ihr sie nur noch in Outlook hineinkopieren.
- Berücksichtigt dabei auch rechtliche Anforderungen: In Deutschland müssen Geschäfts-E-Mails bestimmte Pflichtangaben enthalten, je nach Rechtsform des Unternehmens.
Moderne Signaturen können heute mehr als nur Text enthalten. Ihr könnt auch Links zu euren Social-Media-Profilen, ein kleines Logo oder sogar ein Profilbild einbinden. Achtet aber darauf, dass die Signatur nicht zu überladen wird – weniger ist oft mehr.
Signaturen in Outlook einrichten (Desktop-Version)
Das Einrichten Eurer Signaturen in Outlook ist in wenigen Schritten erledigt. Die Schritte unterscheiden sich leicht je nach Outlook-Version:
- Klickt auf Datei > Optionen > E-Mail, um in die E-Mail-Einstellungen zu gelangen
- Rollt nach unten in den Bereich Nachrichten verfassen und klickt auf Signaturen…
- Wenn Ihr eine neue Signatur anlegen wollt, dann klickt auf Neu.
- Habt Ihr die Signatur schon als Text in Word oder einer anderen Textverarbeitung vorbereitet? Dann könnt Ihr ihn direkt über die Zwischenablage in den Eingabebereich der Signatur einfügen.
- Gebt der Signatur einen sprechenden Namen, damit Ihr sie identifizieren könnt, wenn Ihr verschiedene verwendet.
- In diesem Eingabebereich findet Ihr einfache Formatierungsmöglichkeiten: Schriftart, Schriftgröße, Textattribute wie fett, kursiv und unterstrichen könnt Ihr in den Text einfügen. Durch einen Klick auf OK speichert Ihr die Änderungen.
Signaturen in Outlook Web und Mobile Apps
Falls Ihr hauptsächlich Outlook im Browser oder auf mobilen Geräten nutzt, funktioniert das Setup etwas anders:
Outlook Web (outlook.com):
- Klickt auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts
- Wählt „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“
- Geht zu „E-Mail“ > „Verfassen und Antworten“
- Scrollt zum Bereich „E-Mail-Signatur“ und gebt eure Signatur ein
Outlook Mobile Apps:
- Öffnet die App-Einstellungen über euer Profilbild
- Tippt auf „Signatur“
- Aktiviert die Signatur und gebt den gewünschten Text ein
Signaturen in Outlook verwenden
Wenn Ihr einmal die Signaturen eingegeben habt, dann könnt Ihr diese entweder manuell oder automatisch verwenden:
- Unter Standardsignatur auswählen könnt Ihr erst das E-Mail-Konto (wenn es mehr als eines ist), dann die Signatur, die automatisch in E-Mails eingefügt werden soll, auswählen.
- Letztere könnt Ihr unterschiedlich für neue und beantwortete/weitergeleitete E-Mails verwenden. Das macht Sinn, wenn bei neuen E-Mails eine formelle Signatur nötig ist, bei einer Antwort aber beispielsweise ein „Gruß, Jörg“ reicht, dass Ihr gegebenenfalls dann doch selbst tippt.
- Ihr könnt auch während des Schreibens manuell zwischen verschiedenen Signaturen wechseln: Klickt in einer neuen E-Mail auf „Signatur“ in der Symbolleiste und wählt die gewünschte aus.
Tipps für professionelle E-Mail-Signaturen
Eine gute Signatur sollte informativ, aber nicht überladen sein. Hier einige bewährte Praktiken:
- Haltet es kurz: Maximal 4-6 Zeilen sind optimal
- Wichtige Kontaktdaten: Name, Position, Telefon, E-Mail
- Einheitliches Design: Verwendet die gleichen Schriftarten und Farben wie in eurer Unternehmenskommunikation
- Rechtliche Hinweise: Bei Geschäfts-E-Mails sind Impressumsangaben oft Pflicht
- Aktualität: Prüft regelmäßig, ob alle Angaben noch stimmen
Signaturen sind ein kleines Detail mit großer Wirkung. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für einen professionellen und einheitlichen Auftritt in der E-Mail-Kommunikation. Mit den modernen Outlook-Versionen habt Ihr alle Werkzeuge an der Hand, um eure E-Mails optimal zu gestalten.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
