Alle reden vom papierlosen Büro – doch in Wahrheit wird auch heute noch viel gedruckt. Manches muss auf Papier gedruckt werden, anderes lässt sich so besser verarbeiten. Während Privatleute eher wenig ausdrucken, sieht das in Unternehmen schon ganz anders aus. Hier werden oft riesige Mengen Papier gedruckt. Und ab einem gewissen Umfang lohnt es sich, sich Gedanken darüber zu machen, wie – und wo – man eigentlich druckt oder drucken lässt.
Am Arbeitsplatz kann es mehr als einen Drucker geben, was es schwierig macht, den richtigen zum Ausdrucken von Dokumenten zu finden. So lässt sich ein Drucker zur leichteren Erkennung umbenennen.
Um einen Drucker umzubenennen, sollte er online und mit dem genutzten System verbunden sein. Hier die nötigen Schritte:
Bild: Canon
Auf dem Bildschirm sieht man das Word-Dokument noch mit allen Bildern – doch wenige Sekunden später, auf dem Papier, fehlen die Grafiken plötzlich. Gut, dass sich das Problem mit wenigen Klicks lösen lässt.
Fehlende Bilder beim Ausdrucken können zwei Ursachen haben. Erstens kann es sein, dass in Microsoft Word eine Option falsch gesetzt ist. Sehen wir also nach, ob die Einstellungen korrekt sind. Dazu in Word als Erstes auf Datei, Optionen klicken. Jetzt links zum Bereich Anzeige wechseln. Hier die Haken bei In Word erstellte Zeichnungen drucken und Hintergrundfarben und Bilder drucken setzen.
Erscheinen die Bilder beim nächsten Ausdrucken der Datei immer noch nicht, kann man die Datei auch zunächst in ein anderes Format umwandeln. Dies klappt mit Klicks auf Datei, Speichern unter, wobei dann der Dateityp Word 97-2003-Dokument (*.doc) ausgewählt wird. Nun sollte sich das Dokument inklusive der enthaltenen Grafiken drucken lassen. Später kann man das Dokument auch wieder im neueren Format speichern.
Bei der Installation eines Druckers erhält dieser oft nur einen Modell-Namen. Zu Hause ist das kein großes Problem. Egal, welcher Drucker an das System oder Netzwerk angeschlossen ist, ist dies derjenige, auf dem gedruckt wird. Mit Druckern am Arbeitsplatz ist das anders.
Um einen Drucker umzubenennen, sollte er online und mit dem System verbunden sein. Der Name wird unter den Eigenschaften des Druckers geändert. Dazu auf Start, Einstellungen, Geräte, Drucker und Scanner klicken. Hier den betreffenden Drucker markieren und dann die Option Verwalten aufrufen. Dort können die Drucker-Eigenschaften geöffnet werden.
Nun bei Allgemein oben den Namen des Druckers nach Belieben ändern. Windows merkt sich trotzdem, welches Drucker-Modell genutzt wird – diese Daten gehen also nicht verloren, wenn der Drucker mit einem einfacher verständlichen Namen versehen wird.
Sobald unten im Dialog auf OK geklickt wird, ändert Windows den Namen des Druckers im gesamten System. Wichtig: Handelt es sich um einen Netzwerk-Drucker, ist das Gerät für die anderen Computer im Netzwerk weiterhin unter dem bisherigen Namen bekannt.
Je mehr Informationen eine Tabelle in Microsoft Excel enthält, desto mehr Zeilen und/oder Spalten hat sie meist auch. Dumm nur, wenn eine solche Tabelle dann auf Papier gedruckt werden soll. In welcher Reihenfolge soll sie der Drucker denn ausgeben – zuerst von oben nach unten, oder erst alle Spalten?
Diese Einstellungen für das Kacheln von riesigen Excel-Tabellen auf Papier lassen sich direkt innerhalb der Excel-Oberfläche vornehmen. Dazu verfügt das Programm über Optionen zum Einrichten der Druckseite.
In welcher Reihenfolge Microsoft Excel Tabellen an den Drucker sendet, lässt sich per Klick auf Seitenlayout, Drucktitel festlegen. Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: entweder Seiten nach unten, dann nach rechts oder Seiten nach rechts, dann nach unten. Wie die jeweilige Tabelle auf dem Papier dann umgebrochen wird, lässt sich bereits vor dem Ausdrucken einsehen – einfach auf Seitenansicht klicken.
Soll eine Excel-Tabelle zu Papier gebracht werden, ist es natürlich von Vorteil, wenn die zugehörigen Überschriften auch mit gedruckt werden. Man sollte meinen, Microsoft würde diese Option leicht auffindbar machen. Allerdings hat man sie dann doch ganz gut versteckt. Wir zeigen, wo Sie sie finden.
Ähnlich, wie sich die erste Zeile oder Spalte auf dem Bildschirm einfrieren lassen, sodass sie stets sichtbar sind, kann Excel auch die ersten Zeilen oder Spalten auf jeder Seite beim Ausdrucken mit ausgeben. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Wer keinen Drucker mit Duplex-Funktion hat, muss die Seiten manuell auf der Vorder- und Rückseite bedrucken. Besonders nützlich ist dafür die Word-Funktion, mit der sich diese Aufgabe halb automatisieren lässt.
Um am Mac mit Word 2016 nur die ungeraden (und später die geraden) Seiten zu Papier zu bringen, geht man wie folgt vor:
Windows 10 unterstützt nicht nur Anschlüsse des Typs USB 2.0, sondern auch die neueren USB-3.0-Verbindungen. Nicht immer lassen sich Drucker mit dem älteren Standard allerdings an neueren Anschlüssen betreiben. Doch es gibt Hilfe.
In einigen Fällen ist mindestens einer der USB-3.0-Anschlüsse am Notebook ein gemischter Port und unterstützt daher mehrere Versionen des USB-Standards. Wird der Drucker an einen solchen Port angesteckt, erkennt Windows ihn und installiert die passenden Treiber.
Ist kein solcher Kombi-Anschluss vorhanden oder klappt der Ausdruck trotz erkanntem Gerät nicht, kann man auch versuchen, die korrekten Treiber direkt von der Website des Herstellers zu laden und einzuspielen.
Bild: Rainer Knäpper, Free Art License
