Dokumente tauscht man heute in der Regel als PDF-Datei aus – damit kommt fast jeder klar. Manchmal ist es aber erforderlich, ein solches Dokument zu „signieren“, also mit einer Art digitalen Unterschrift zu versehen. Dazu sind spezielle Werkzeuge nötig.
PDF-Dateien sind das Standardformat für Dokumente, die – möglichst – unverändert sein sollen und zur Abstimmung von mehreren Personen durch eine Unterschrift abgenommen werden sollen. Das geht auch unterwegs!
PDF-Dateien sind ein wenig sperrig, wenn Sie Seiten hinzufügen oder entfernen möchten, da das Format mit Bordmitteln nicht zu bearbeiten ist. Da helfen Online-Services wie die PDF24 Tools. Der Vorteil: Die können Sie mit jedem Gerät mit einem Webbrowser nutzen, ohne eine lokale Installation vornehmen zu müssen!
Das Aufkommen von Papier-Post ist in den vergangenen Jahren weit zurück gegangen: Es ist viel einfacher, ein Dokument als PDF-Datei an eine E-Mail anzuhängen. In die Menge der erhaltenen PDFs können Sie leicht Ordnung bringen!
Je mehr unterschiedliche Elemente eine PDF-Datei enthält, desto größer wird sie. Vor allem Bilder oder gescannte Elemente sorgen dafür, dass die Datei deutlich mehr Speicherplatz benötigt, als es nötig wäre. Das können Sie beeinflussen, auch ohne das Office-Paket zu haben.
PDF-Dateien nehmen eine wichtige Rolle auf allen Systemen ein. Manchmal nur als Durchgangsformat, mit dem andere Dateiformate schnell verschickt werden. Dumm, wenn sich die PDF-Datei dann nicht löschen lässt!
Viele Dokumente werden nicht im ursprünglichen Format, sondern als PDF-Datei ausgetauscht. Das soll die Arbeit schneller machen. Dumm nur, wenn Sie konsequent von einer Fehlermeldung aufgehalten werden!
Bei der Arbeit mit PDF-Dateien gibt es eine Zweiklassengesellschaft: Die, die den Adobe Acrobat – und damit die kostenpflichtige und leistungsfähigere Version der PDF-Standardsoftware – nutzen und die, die nur den Reader zur Verfügung haben. Das führt oft dazu, dass Ihnen ein Anwender aus der ersten Gruppe eine PDF-Datei schickt und um Kommentare bittet. Bevor Sie nun frustriert aufgeben: Auch mit dem Reader können Sie das!
Das PDF-Format ist bei allen Betriebssystemen weit verbreitet. Der Vorteil: Sie können die Dateien über Gerätegrenzen hinweg nutzen. Ob Notebook, Desktop, Tablet, Smartphone oder Konsole, alle verstehen das Format. Das führt dazu, dass Sie immer mehr Dokumente als PDF-Dateien bekommen und verwenden müssen. Wenn das nicht so funktioniert, wie Sie sich das vorstellen, dann hilft ein Blick in die Eigenschaften der Datei.
Aus einer PDF-Datei den Text zu extrahieren ohne den kostenpflichtigen Adobe Acrobat zur Verfügung zu haben, ist beispielsweise mit Word einfach möglich. Sie haben kein Word zur Verfügung, nur einen Browser? Dann geben Sie nicht auf, damit geht es auch!
